Digital Archiving

In einer zunehmend digitalen Welt stehen auch unsere Arbeitsprozesse und -abläufe vor neuen Herausforderungen. Dokumente in jeglicher Form sind wesentliche Bestandteile der Prozesse und benötigen eine ressourcenorientierte und strukturierte Aufbewahrung. Hierbei sind eine Menge von externen Rahmenbedingungen relevant, die in die Steuerung und Löschung Ihres Dokumentenbestand einfließen und die sich im Zeitablauf immer wieder verändern können, beispielsweise durch gesetzliche Anforderungen.

DiAS – Digitale Aufbewahrungsstruktur

DiAS – die Digitale Aufbewahrungsstruktur in der Sparkassen-Finanzgruppe – unterstützt Sie dabei, den übergreifenden Anforderungen gerecht zu werden. In Verbindung mit OSPlus-Archiv ist DiAS die Basis, um Dokumente bedarfs- und prozessorientiert zu recherchieren, für die „Lebenszeit“ der Dokumente im Kundengeschäft (Kundenakte) und in den internen Bereichen (Betriebsakte) möglichst automatisiert zu steuern und final am Ende der Restaufbewahrungszeit zu löschen.

Die Struktur gibt Empfehlungen für den Aufbau und die möglichen Inhalte der Kunden- und Betriebsakte im zentralen Dokumentenarchiv OSPlus-Archiv der Finanz Informatik. Hierfür stellt DiAS über 3.000 aktive Dokumenttypen zur Verfügung. Darüber hinaus bietet DiAS mit rund 4.000 aktiven Schlagworten eine Basis für die einheitliche Verwendung von Fachbegriffen in der Sparkassen-Finanzgruppe.

DiAS als Teil der digitalen Zukunft: setzen Sie einfach und klar die zentralen Empfehlungen aus der SFG um und behalten Sie dabei den Überblick – sowohl im großen Ganzen als auch im Detail.

Ihre Vorteile

DiAS gibt den Sparkassen Empfehlungen für einen musterhaften Aufbau der Kunden- und Betriebsakte im zentralen Dokumentenarchiv OSPlus-Archiv der FI. Die Sparkassen erhalten somit eine effiziente Unterstützung für die Strukturierung ihrer archivierungspflichtigen bzw. aufbewahrungswürdigen Dokumente in den Aktenbereichen.

DiAS ergänzt die Prozessgestaltungen in PPS_neo und berücksichtigt die Schnittstellen zu OSPlus- Anwendungssystemen.
Mit Hilfe der Aufbewahrungsparameter werden Wartungs- und Löschläufe zu OSPlus-Archiv gesteuert.

Im Zusammenspiel mit dem Formularportal innerhalb des Serviceportals „Die Formularfabrik“ enthalten zukünftig immer mehr Formulare der S-Management Services GmbH Informationen für die Aufbewahrung – genau passend zu DiAS.

DiAS bietet Ihnen Empfehlungen für eine transparente und übersichtliche Aufbewahrungsstruktur. Der musterhafte Aufbau ermöglicht eine Nutzung für ergänzende Anwendungen und bietet Möglichkeiten für eine Rechtevergabe.

Bleiben Sie auf der sicheren Seite: DiAS gibt Empfehlungen, um Dokumente revisionssicher aufzubewahren. Diese Empfehlungen werden im OSPlus-Archiv einfach praktisch umgesetzt.

Der Datenbestand wird fortlaufend auf ein aktuelles Niveau gebracht, um Ihnen die zukunftsgerichtete Basis für die Aufbewahrungsstruktur bereitzustellen. Durch regelmäßige Roll-outs werden die Aufbewahrungsstrukturen, die im Zeitraum 2018 bis 2021 ausgesetzt waren, ständig weiterentwickelt.

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DiAS – Digitale Aufbewahrungsstruktur

Behalten Sie den Überblick: sowohl im großen Ganzen als auch im Detail.

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Ihr Zugang

DiAS erreichen Sie über das Serviceportal "Die Formularfabrik".