Digital Archiving
In einer zunehmend digitalen Welt stehen auch unsere Arbeitsprozesse und -abläufe vor neuen Herausforderungen. Dokumente in jeglicher Form sind wesentliche Bestandteile der Prozesse und benötigen eine ressourcenorientierte und strukturierte Aufbewahrung. Hierbei sind eine Menge von externen Rahmenbedingungen relevant, die in die Steuerung und Löschung Ihres Dokumentenbestand einfließen und die sich im Zeitablauf immer wieder verändern können, beispielsweise durch gesetzliche Anforderungen.
DiAS – Digitale Aufbewahrungsstruktur
DiAS – die Digitale Aufbewahrungsstruktur in der Sparkassen-Finanzgruppe – unterstützt Sie dabei, den übergreifenden Anforderungen gerecht zu werden. In Verbindung mit OSPlus-Archiv ist DiAS die Basis, um Dokumente bedarfs- und prozessorientiert zu recherchieren, für die „Lebenszeit“ der Dokumente im Kundengeschäft (Kundenakte) und in den internen Bereichen (Betriebsakte) möglichst automatisiert zu steuern und final am Ende der Restaufbewahrungszeit zu löschen.
Die Struktur gibt Empfehlungen für den Aufbau und die möglichen Inhalte der Kunden- und Betriebsakte im zentralen Dokumentenarchiv OSPlus-Archiv der Finanz Informatik. Hierfür stellt DiAS über 3.000 aktive Dokumenttypen zur Verfügung. Darüber hinaus bietet DiAS mit rund 4.000 aktiven Schlagworten eine Basis für die einheitliche Verwendung von Fachbegriffen in der Sparkassen-Finanzgruppe.
DiAS als Teil der digitalen Zukunft: setzen Sie einfach und klar die zentralen Empfehlungen aus der SFG um und behalten Sie dabei den Überblick – sowohl im großen Ganzen als auch im Detail.
Einblicke ins Projekt
DiAS wird die Prozessgestaltungen in PPS_neo sowie der Prozesslandkarte ergänzen und die Schnittstellen zu OSPlus- Anwendungssystemen berücksichtigen.
Im Zusammenspiel mit dem Formularportal innerhalb des Serviceportals „Die Formularfabrik“ enthalten zukünftig immer mehr Formulare der S-Management Services GmbH Informationen für die Aufbewahrung – genau passend zu DiAS.
DiAS bietet Ihnen Empfehlungen für eine transparente und übersichtliche Aufbewahrungsstruktur. Der musterhafte Aufbau ermöglicht eine Nutzung für ergänzende Anwendungen und bietet Möglichkeiten für eine Rechtevergabe.
Die von DiAS gelieferten Empfehlungen helfen Ihnen dabei, Dokumente gesetzeskonform aufzubewahren. Momentan werden die juristischen Aspekte geprüft und aktualisiert, da die Pflege des Vorgängers S-Finanz-Nomenklatur in 2018 zur Ruhe kam und erst 2022 durch die S-MS erneut aufgenommen worden ist.
Der Datenbestand wird fortlaufend auf ein aktuelles Niveau gebracht, um Ihnen die zukunftsgerichtete Basis für die Aufbewahrungsstruktur bereitzustellen. Die Anwendung DiAS wird durch regelmäßige Roll-outs innerhalb des Serviceportals „Die Formularfabrik“ inhaltlich und technisch weiterentwickelt.
