eGovernment Das andere EfA-Prinzip

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Das EfA-Prinzip ist ein bedeutender Hoffnungsträger für die OZG-Umsetzung. Jetzt zeigt ein aktuelles BMI-Dokument zur Praxistauglichkeit von EfA viel Ermutigendes, aber auch noch zahlreiche Baustellen. Praktische Hilfe für zügiges Umsetzen können laut Gastautor Peter Höcherl bereits vorhandene Full-Service-Angebote für mehr als 350 Online-Anträge bieten.

Der Gedanke hinter dem EfA-Prinzip („Einer für Alle“) leuchtet im Grundsatz sofort ein: Warum sollte jede Kommune das Rad neu erfinden, um weitgehend standardisierte oder zumindest standardisierbare Online-Angebote zu schaffen? Das wäre nicht nur unwirtschaftlich und langsam, sondern würde auch die Ressourcen zumindest kleinerer Kommunen völlig überfordern. Und warum sollte sich der Prozess zur Anmeldung eines Hundes oder zur Beantragung eines Anwohnerparkausweises von Kommune zu Kommune unterscheiden? Nur durch eine starke Vereinheitlichung kann die Kommunalverwaltung den Herausforderungen des OZG gerecht werden und zügig hunderte von Verwaltungsanträgen digital anbieten. Insofern ergibt die EfA-Grundidee – Dinge gemeinsam umsetzen und nutzen – sehr viel Sinn.

Lessons Learned

Im zweiten Halbjahr 2021 wurden in zwei Erprobungsprojekten des BMI in Niedersachsen und Thüringen wichtige Erfahrungen und Erkenntnisse für die Umsetzung und Weiterentwicklung des EfA-Prinzips gesammelt. Im Wesentlichen ging es dabei um die Frage, wie sich EfA in der Praxis bewährt. Nun liegen die Ergebnisse dieser Untersuchungen vor und zeigen sowohl Licht als auch Schatten: Es gibt einige positive Rückmeldungen aus der Praxis über erfolgreiche Anwendungen des EfA-Prinzips. Auf rund 35 Seiten listet der Bericht als Lessons Learned jedoch auch zahlreiche organisatorische, technische und rechtliche Herausforderungen auf.

Die gute Nachricht ist, dass die Probleme für die Umsetzung in der Praxis erkannt sind und teilweise auch schon konkrete Lösungsansätze benannt werden. Die schlechte Nachricht ist allerdings, dass es eben noch erhebliche – teilweise grundlegende – Baustellen gibt. So wurde die technische und organisatorische Heterogenität der Kommunen unterschätzt und der Scope vieler Vorhaben zu weit gefasst. Zahlreiche Fragen der Finanzierung sind zudem über das Jahr 2022 hinaus noch offen.

Nüchtern betrachtet muss man die Ergebnisse der Erprobungsprojekte so zusammenfassen: Das EfA-Prinzip kann und wird vermutlich funktionieren, aber leider werden für die Umsetzungsfrist bis zum 1.1.2023 viele EfA-Lösungen nicht rechtzeitig fertig werden, um sie noch fristgerecht in den Kommunen einführen zu können.

Schadensbegrenzung

Kommunen, die Anfang 2023 nicht mit weitgehend leeren Händen dastehen wollen, sollten sich also zügig nach Alternativen und Ergänzungen umsehen. Mit Blick auf den aktuellen Umsetzungsstand geht es schon jetzt in vielen Kommunen weniger um eine vollständige Umsetzung des OZG zum Stichtag als vielmehr darum, den potenziellen Schaden für Image und Reputation der Verwaltung zu begrenzen. Ziel muss es sein, den Bürgerinnen und Bürgern zum Stichtag ein sinnvolles Spektrum an komfortablen Online-Anträgen für gängige Verwaltungsleistungen anzubieten und diese anschließend sukzessive auszubauen.

So kann die Kommunalverwaltung demonstrieren, dass sie sich digital auf den Weg gemacht hat und ihre Bürgerinnen und Bürger mit modernen Leistungen begeistern – auch wenn sich noch nicht alle OZG-Leistungen zum Stichtag digital beantragen lassen. Zudem kann man so erste Effizienzpotentiale heben, wenn bei der Auswahl der Leistungen zunächst solche mit entsprechend hohen Fallzahlen berücksichtigt werden. Mithilfe erster Erfolge dürften sich selbst noch existierende Zweifler in den eigenen Reihen von Notwendigkeit und Innovationskraft der Digitalisierung überzeugen lassen.

Alternatives EfA-Prinzip

Doch wie können Kommunalverwaltungen noch bis zum Jahresende eine überzeugende Anzahl an Anträgen digital anbieten, wo doch die internen Kapazitäten weitgehend ausgeschöpft sind und IT-Know-how ein rares Gut ist? Zur Lösung des Problems hilft überraschenderweise ein Blick zurück in die Welt des Papierformulars. Auch früher nutzten Verwaltungen bundesweit die Vorzüge des EfA-Prinzips – wenn auch in anderer Form. Statt alle Papierformulare selbst zu entwerfen und drucken zu lassen, wurden Standardformulare bei Verlagen bezogen.

Das gleiche Prinzip funktioniert auch in der Online-Welt, wenngleich es dort natürlich technisch deutlich komplexer ist. Als S-Management Services pflegen wir für die rund 380 Sparkassen in Deutschland und andere Teile der Sparkassen-Organisation mehr als 1.500 Formulare – zahlreiche davon als Online-Variante – und stellen pro Jahr mehr als eintausend Aktualisierungen bereit. Für die Öffentliche Verwaltung haben wir mehr als 350 Antragsformulare aus dem OZG-Leistungskatalog in moderne Formularanwendungen umgesetzt. Ergänzt um Logo und Adressdaten der Verwaltung, werden sie in den eigenen Online-Auftritt eingeklinkt. Ergänzende Unterlagen lassen sich hochladen und eventuelle Gebühren online bezahlen. Mit den vorgefertigten Formularanwendungen kann eine Verwaltung das OZG doch noch erfolgreich meistern – einfach durch Anwenden eines alternativen EfA-Prinzips.

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