Aus PDF-Dateien werden benutzerfreundliche Formularanwendungen Wie am Fließband

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Die Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe Berlin erhöht die Benutzerfreundlichkeit ihres Antragsmanagement-Portals und entlastet die Mitarbeiter durch die fabrikmäßige Migration von mehr als 70 PDF-Formularen in Formularanwendungen.

Das Land Berlin ist mit seinem 2016 in Kraft getretenen E-Government-Gesetz, das in vielen Teilen deutlich über die Vorschriften des E-Government-Gesetzes des Bundes hinausgeht, einer der bundesweiten Vorreiter im E-Government. Das Berliner Gesetz verfolgt zwei Zielrichtungen: nach außen mehr nutzerfreundliches und sicheres E-Government für Bürgerinnen, Bürger und Wirtschaft; nach innen mehr gesamtstädtische, einheitliche IKT-Steuerung für mehr Leistungsfähigkeit, Wirtschaftlichkeit, Sicherheit und eine moderne IKT-Ausstattung. Voraussetzung hierfür sind elektronische, fachlichkeitsübergreifende und medienbruchfreie Geschäftsprozesse.

Service-Konto

Teil dieser umfassenden IKT-Strategie ist das Service-Portal Berlin, das auf Basis einer umfassenden Dienstleistungsdatenbank für alle Berlinerinnen und Berliner die zentrale Anlaufstelle für alle Verwaltungskontakte darstellt. Seit März 2018 bietet Berlin mit dem Service-Konto außerdem einen sicheren und komfortablen Zugang für Online-Dienste im Land Berlin an. Mit einer einmaligen Registrierung können Bürgerinnen und Bürger, Verwaltungen und Firmen Online-Dienste nutzen, die an das Service-Konto angebunden sind.

Eine der ersten Pilotanwendungen des Service-Kontos Berlin war der bei der Berliner Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe (SenWEB) angesiedelte „Einheitliche Ansprechpartner (EA) Berlin“ im Sinne der EU-Dienstleistungsrichtlinie (EU-DLR). Damit werden mehr als 25 Dienstleistungen für Unternehmen, darunter beispielsweise auch die Gewerbeanmeldung, online bereitgestellt.

PDF-Formulare

Die Dateneingabe in klassische PDF-Formulare im Webbrowser unterliegt immer mehr technischen Einschränkungen, ist nicht mehr zeitgemäß und wenig benutzerfreundlich. Um den Anforderungen des Berliner E-Government-Gesetzes gerecht zu werden und – auch über den Einheitlichen Ansprechpartner hinaus – möglichst viele Formulare digital als interaktive Formularanwendungen anbieten zu können, mussten bei der Wirtschaftsverwaltung seit 2017 mehr als 70 PDF-Formulare in assistentengestützte Online-Formulare umgewandelt werden. Eine enorme Aufgabe, die sich nahezu unmöglich neben dem regulären Tagesgeschäft bewältigen lässt.

Die Senatsverwaltung suchte deshalb nach einem Dienstleister, der die fabrikmäßige Übertragung der PDF-Vorlagen in Online-Assistenten „wie am Fließband“ nach den gewünschten Vorgaben übernimmt.

Für den Bereich der Gewerbeanzeigen im Zusammenhang mit dem Einheitlichen Ansprechpartner als zentrale Anlaufstelle für Unternehmensgründer mussten darüber hinaus bestimmte Spezifikationen und Anforderungen erfüllt und von Grund auf individuelle Formulare erstellt werden. Hier kommen außerdem gesetzliche Vorgaben hinzu, da der verbindliche IT-Standard XGewerbeanzeige für ein standardisiertes Format für die elektronische Übermittlung von Daten aus der Gewerbeanzeige an die empfangsberechtigten Stellen sorgt.

Standardschnittstellen ermöglichen einfache Einbindung in bestehende IKT-Infrastruktur

Auf der Basis der E-Government-Plattform „cit intelliForm“ hat die DSV Service für die Berliner Wirtschaftsverwaltung bisher mehr als 70 Formulare in moderne Formularanwendungen migriert. Die Bürgerinnen und Bürger können diese über das Service-Portal Berlin bzw. den Einheitlichen Ansprechpartner erreichen. Bei der Bereitstellung der Formulare wurden bestimmte Vorgaben berücksichtigt und Standardschnittstellen verwendet, so dass eine Einbindung in die Berliner IKT-Infrastruktur und damit beispielsweise die Nutzung von eID oder ePayment, der Anschluss an das Service-Konto Berlin und die Weiterverarbeitung der eingegebenen Daten in den entsprechenden Fachverfahren problemlos möglich ist.

Die Anbindung an das Service-Konto Berlin ermöglicht die Vorbelegung einiger Datenfelder, sodass beispielsweise persönliche Daten bereits in die Antragsformulare übernommen werden können. Außerdem werden die Daten direkt bei der Eingabe auf Richtigkeit geprüft. Das erhöht die Qualität der Anträge enorm und verkürzt damit die Bearbeitungszeiten. Neben den Formularen für die Bürger wurden außerdem Antwortassistenten für die Verwaltungsmitarbeiter erstellt, deren Ergebnis dann an die Antragsteller übermittelt wird.

Medienbruchfrei

Rund um das Thema Gewerbeanzeige wurden drei neue Formularanwendungen entwickelt. Die Gewerbetreibenden werden am Bildschirm durch die Erfassung der benötigten Daten geführt und können erforderliche Unterlagen über die Plattform hochladen. Zum Abschluss kann ein Dokument ausgedruckt werden, in dem alle Angaben nochmals für die eigenen Unterlagen zusammengefasst sind. Die eingegebenen Daten werden direkt an das zuständige Ordnungsamt weitergeleitet und in das entsprechende Fachverfahren übernommen. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich, stattdessen wird im letzten Schritt eine Identitätserklärung ausgefüllt. So erfolgt der gesamte Vorgang vollständig medienbruchfrei.

Um ein bundesweit einheitliches Vorgehen zu gewährleisten, unterliegen Gewerbeanzeigen dem vom Bundeswirtschaftsministerium geschaffenen verbindlichen Standard XGewerbeanzeige, der analog zum permanenten Ausbau der digitalen Verwaltung einem stetigen Wandel unterliegt. Bei gesetzlichen Änderungen werden die jeweils erforderlichen Anpassungen stichtagsbezogen vorgenommen.

Fazit

Abgesehen von der deutlich gestiegenen Benutzerfreundlichkeit und Vereinfachung des Antragsmanagement-Portals sowie einer verbesserten Qualität der eingereichten Anträge profitiert die Berliner Wirtschaftsverwaltung mit dem Projekt besonders durch eine Entlastung des vorhandenen Personals. Mit der externen Vergabe der Entwicklungs- und Testarbeiten konnten sich die Mitarbeiter in der IT auf die Weiterentwicklung des Systems in anderen Bereichen konzentrieren, ohne laufende Arbeiten unterbrechen zu müssen.

*Der Autor: Peter Höcherl, Leiter Forms Management / Software Development bei der DSV Service GmbH

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